Plusieurs éléments doivent être considérés lorsque vient le temps de choisir un nouveau local pour y établir votre entreprise. Compte tenu notamment de la durée du bail, du coût locatif et de l’aménagement nécessaire selon vos besoins, ce choix ne doit pas être pris à la légère, une entreprise ne déménageant généralement que très rarement au cours de son existence.
Voici 6 considérations importantes au moment de choisir un bureau à louer:
1) Choisir la localisation idéale
C’est bien connu, le choix de la localisation est primordial lorsque vient le temps de déménager. Portez notamment une attention particulière à l’accessibilité par les accès routiers (autoroutes, ponts, etc.) et les stationnements disponibles, à la qualité du quartier et de la communauté d’affaires y prenant place, à la variété de restaurants à proximité, ainsi qu’au bassin de travailleurs à proximité..
Gardez les employés informés de vos démarches lors de cette étape du choix de la localisation, car l’emplacement où se trouvera votre nouveau bureau aura un impact important sur leurs déplacements. Informez-les des localisations envisagées au cours du processus et donnez-leur la chance d’exprimer des réticences avec certaines des localisations choisies.
Prenez le temps de découvrir des villes et emplacements exceptionnels que vous pourriez ne pas connaître encore. Si vous optez pour la Rive-Sud de Montréal, découvrez pourquoi vous devriez considérer Boucherville pour vos bureaux à louer.
2) Évaluer la superficie nécessaire pour le présent et l’avenir
Bien évaluer la superficie nécessaire à vos besoins actuels et futurs vous permettra de faire un tri rapidement parmi les locaux offerts à la location. Cependant, l’évaluation de la superficie désirée n’est pas un exercice aussi facile qu’il en a l’air. En effet, il est nécessaire de bien projeter vos besoins futurs dans votre évaluation : où en sera rendu l’expansion de votre entreprise dans 5, 10 ou même 15 ans? Voulez-vous pouvoir disposer d’une cuisine assez grande pour accommoder tous les employés? Voudriez-vous pouvoir avoir une grande salle de conférence qui servira autant pour vos réunions internes que pour recevoir des clients et partenaires?
Étant donné qu’il y a une certaine marge d’erreur dans l’évaluation future de vos besoins, il est généralement recommandé de choisir un local offrant un peu plus d’espace que ce que vous envisagez, question de minimiser le risque d’être pris au dépourvu dans le futur. Également, il est important de ne pas être trop strict au niveau de la superficie recherchée, car le fait d’être trop intransigeant pourrait faire en sorte que vous passiez à côté de locaux disposant de belles qualités. Aussi, sachez qu’il est parfois possible de prendre une option sur un local adjacent, ce qui peut faire en sorte de pouvoir agrandir éventuellement lorsque le besoin se présentera.
Pour toutes ces raisons, nous vous recommandons d’établir une échelle assez flexible d’une superficie minimale et maximale à considérer et de garder en tête qu’il est habituellement plus judicieux de choisir un peu plus grand que ce que vous estimez comme nécessaire présentement, question de conserver une certaine marge de manœuvre.
3) Déterminer son budget
Le coût du loyer d’un bureau se compose d’un « loyer de base » et d’un « loyer additionnel ». Le loyer de base est directement lié à la superficie de l’espace que vous occuperez pour votre entreprise. Le loyer additionnel, quant à lui, inclut notamment des charges additionnelles incluant les frais d’exploitation de l’immeuble et les taxes foncières. Alors que le loyer de base n’est généralement pas variable, le loyer additionnel est ajusté au cours du bail pour refléter les coûts réels à débourser (le loyer additionnel est en fait estimé au moment de la signature du bail, mais variera vraisemblablement au cours de l’engagement). Il est donc préférable de conserver une certaine marge de manœuvre afin d’éviter les mauvaises surprises.
Outre le coût du loyer, il faut généralement prévoir des coûts de rénovation et d’aménagement du local en plus des frais de déménagement. Afin de nuire le moins possible aux activités de votre entreprise, il est généralement possible d’obtenir une période de préoccupation pour faire les travaux d’aménagement sans avoir à débourser des frais de loyer à deux adresses en simultané.
Vous voudrez peut-être aussi afficher le logo de votre entreprise sur l’édifice où vous vous installerez? Des frais sont à prévoir pour pouvoir profiter d’un tel affichage préférentiel, à valider avec le locateur.
Finalement, d’autres frais devront être planifiés tels que le mobilier, l’assurance qui devra être conforme aux exigences du locateur, l’installation d’un réseau wi-fi et d’un système téléphonique, un système d’alarme. Bref, vaut mieux prendre le temps de bien évaluer les coûts totaux et ne pas se limiter au coût du loyer.
4) Planifier plusieurs visites dans les locaux finalistes
Certains locaux peuvent être parfaits « sur papier » mais plutôt décevants lorsque visités en personne. C’est pourquoi il vous faut prévoir plusieurs visites des locaux qui répondent à vos critères afin de jeter un œil à tous les recoins de l’espace offert en location ainsi que des espaces communs de l’édifice. Et idéalement, vous serez accompagné lors de ces visites afin d’avoir plusieurs avis et poser un plus grand nombre de questions au gestionnaire de l’édifice.
N’hésitez pas à vous préparer un tableau d’évaluation commun à chaque local visité, ce qui vous permettra de mieux analyser les avantages et inconvénients de chaque option. Ainsi, un local pourrait gagner plusieurs points pour sa superficie et la qualité de ses aires communes, mais en perdre au niveau de l’accessibilité et/ou du manque de stationnement. N’hésitez pas non plus à retourner plus d’une fois dans les locaux finalistes de votre liste afin de confirmer ou informer vos premières impressions.
Par ailleurs, privilégiez les édifices où l’administration et/ou un surintendant est sur place, comme à la Place des Affaires de Boucherville, ce qui facilitera grandement votre vie de locataire. Vérifiez la flexibilité et l’amabilité du locateur lorsque vous lui poser des questions et évaluez la facilité avec laquelle vous pouvez prendre rendez-vous pour une visite du local disponible, ça vous donnera une indication sur sa disponibilité future.
5) Planifier l’aménagement du local
Il peut être possible de trouver un espace à louer qui répond déjà à vos besoins et qui ne nécessite aucune modification pour vous accueillir. Si tel est le cas, tant mieux ! Sinon, vous voudrez planifier l’aménagement du local pour qu’il réponde parfaitement à vos besoins. Afin de ne rien oublier, un plan d’aménagement pourra être préparé avant les travaux de façon à prévoir la disposition des pièces, des aires communes, des prises de courant, de la climatisation, des plaintes de chauffage (si nécessaire). À la même étape, vous pourrez planifier, si désiré, des modifications aux planchers (céramique, époxy, etc.), installer une cuisine, des toilettes, des garde-robes ou autres modifications à l’intérieur de votre local.
6) Considérer la durée du bail
Un bail commercial est bien différent du bail d’un logement, notamment au niveau de sa durée. De façon générale, plus un bail est long, plus vous aurez un pouvoir de négociation sur les conditions de celui-ci. Ainsi, un bail d’une durée de 10 ans vous permettra d’obtenir un prix de location plus avantageux ainsi que certaines bonifications, notamment au niveau des aménagements. À l’inverse, un bail de moins de 5 ans ne vous offrira pas beaucoup de flexibilité sur les conditions de location exigées. Par ailleurs, un bail comporte souvent une option de renouvellement qui prévoit à l’avance les conditions applicables pour un 2e terme de l’entente entre le locataire et le locateur.
Un dépôt de sécurité peut parfois être exigé par le locateur, dépôt qui sera généralement remis à la fin du bail si le locataire n’a pas été en défaut des termes et conditions négociés.
Vous êtes confiants de vous installer à long terme dans un local répondant à vos besoins? Privilégiez dans ce cas un bail d’une durée de 10 ans avec option de renouvellement, vous obtiendrez alors les conditions de location les plus avantageuses et vous sécuriserez votre nouveau bureau pour longtemps!
Choisir un nouveau local pour y établir votre entreprise est un exercice agréable vous permettant de trouver l’endroit idéal qui répondra à vos besoins et votre réalité. Assurez-vous de prendre votre temps et de bien savoir quoi considérer avant de prendre votre décision, vous en sortirez gagnant!
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