Vous savez le type de bureau que vous recherchez, vous avez choisi la localisation idéale pour établir votre entreprise dans la région de Montréal et vous vous demandez maintenant que doit inclure le bail d’un bureau à louer dans un édifice commercial? Qu’entend-on par loyer de base et loyer additionnel, qu’est-ce qui est inclus, qu’est-ce que la superficie locative, quelle est la durée du bail et est-ce qu’il y a une option de renouvellement, qu’entend-on par dépôt de sécurité? Démystifiez le tout maintenant.
1) Loyer de base et loyer additionnel
Le coût du loyer d’un bureau se compose d’un « loyer de base » et d’un « loyer additionnel ». Le loyer de base est directement lié à la superficie locative du locataire. Le loyer additionnel, quant à lui, inclut notamment des charges additionnelles incluant les frais d’exploitation de l’immeuble et les taxes foncières.
Les coûts relatifs à l’énergie tels que l’électricité, le chauffage, la climatisation et l’éclairage sont habituellement inclus dans les frais d’exploitation prévus dans le loyer additionnel. Ainsi, le locataire n’aura habituellement pas à payer des frais d’électricité à Hydro-Québec, par exemple. Il en va habituellement de même pour le paiement des taxes foncières et l’entretien ménager des aires communes. En revanche, l’entretien ménager à l’intérieur du local loué est au frais du locataire.
Assurez-vous de bien identifier le loyer de base du loyer additionnel et de bien comprendre ce qui est inclus ou pas dans le loyer additionnel.
2) Superficie locative
La superficie locative est celle utilisée pour calculer le budget locatif, soit la mensualité que vous aurez à payer en tant que locataire. Elle comprend la surface utile louée (votre propre local) et elle inclut également votre part des parties communes de l’immeuble. Ainsi, la superficie locative des lieux loués inclut, en plus de votre propre local, un nombre de pieds carrés égal à la proportion des aires communes attribuée à votre local. Il est donc important de comprendre que le coût locatif par pied carré s’applique à votre local et à votre juste part des aires communes. La part des aires communes dépend de chaque immeuble et peut atteindre jusqu’à 30% de la superficie locative totale.
3) Durée d’un bail commercial
Un bail commercial est bien différent du bail d’un logement, notamment au niveau de sa durée. Un bail commercial peut avoir une durée maximale de 100 ans, mais de façon générale, il a souvent comme durée une période de 3 à 10 ans. Si vous êtes confiants de vous installer à long terme dans un local répondant à vos besoins, privilégiez un bail d’une durée de 10 ans avec option de renouvellement, vous obtiendrez alors les conditions de location les plus avantageuses et vous sécuriserez votre nouveau bureau pour longtemps!
4) Option de renouvellement
Un bail comporte souvent une option de renouvellement qui prévoit à l’avance les conditions applicables pour un 2e terme de l’entente entre le locataire et le locateur. Une option de renouvellement est recommandée, surtout dans le cadre d’un bail dont la durée assez courte.
5) Dépôt de sécurité
Un dépôt de sécurité, ou dépôt en garantie, peut parfois être exigé par le locateur, dépôt qui sera généralement remis à la fin du bail si le locataire n’a pas été en défaut des termes et conditions négociés. Même si la loi n’oblige pas le versement d’un dépôt de sécurité, son utilisation est répandue parmi la plupart des locateurs au Québec. De façon générale, le montant du dépôt de sécurité est à peu près équivalent au loyer d’un trimestre (3 mois), mais ce montant peut varier. Le locataire ne sera tenu de verser un dépôt de sécurité que s’il y a une mention claire à cet effet dans le bail. S’il n’y a pas de mention à cet effet, aucun dépôt de sécurité ne peut être exigé.
6) Usage des lieux loués
Un bail stipule l’usage des lieux loués par le locataire (ex. : « lieux loués utilisés principalement à des fins d’opération d’une agence de publicité ») et identifie les activités qui pourraient y être prohibés. À titre d’exemple, un bail pourrait proscrire l’entreposage de marchandises, ou encore proscrire des activités commerciales qui pourraient altérer la nature et le prestige de l’immeuble. Assurez-vous que l’usage corresponde bien à celui que vous en ferez pendant toute la durée du bail.
7) Assurances
Le locateur exige habituellement que le locataire souscrive et prouve qu’il détient une assurance couvrant la responsabilité civile ainsi que tous les biens situés dans les lieux loués.
8) Autres éléments pouvant être considérés
Vous aimeriez disposer d’une enseigne extérieure, aux couleurs de votre entreprise, apposée directement sur l’édifice de votre locateur? Vous prévoyez apporter des améliorations locatives à votre local en cours de bail? Vous aimeriez sous-louer en partie ou en totalité le local loué? Vous souhaitez profiter d’une période de préoccupation sans frais afin de pouvoir vous installer sans payer de loyer à deux adresses distinctes? Tous ces éléments doivent être prévus au moment de rédiger votre bail commercial afin d’éliminer les zones grises.
Le bail commercial est un document important qui régit toutes les conditions entourant la location de votre prochain bureau à louer. Assurez-vous d’en comprendre tous les détails et d’y retrouver des éléments qui pourraient s’appliquer spécifiquement à votre situation, et n’hésitez pas à poser des questions : un locateur responsable et disponible comme EDIFICOM se fera toujours un plaisir de vous faciliter la vie !
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